1. DATAANSVAR
Distributionen i Det Nordjyske Mediehus behandler som led i din ansættelse visse personoplysninger om dig og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik.
Denne privatlivspolitik fortæller dig, hvordan dine personoplysninger behandles, og hvilke rettigheder du har som registreret. Tillige nævner den, hvordan dine forældres kontaktoplysninger behandles (gældende for medarbejdere under 18 år).
Distributionen i Det Nordjyske Mediehus er dataansvarlig og er dermed ansvarlig for, at dine personoplysninger bliver behandlet i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.
Distributionen i Det Nordjyske Mediehus har følgende kontaktoplysninger, som du kan rette dine henvendelser vedrørende dine personoplysninger til:
Adresse: Østre Fælledvej 8, 9400 Nørresundby
Mail: ndi.reklame.bud@dnmh.dk
2. FORMÅLENE MED BEHANDLINGEN OG KATEGORIER AF PERSONOOPLYSNINGER MV.
Formålene med behandling af dine personoplysninger er overordnet følgende:
Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med sædvanlig personaleadministration, herunder ved ansættelse, lønkørsel, ferieadministration, kvalitetsmålinger, forretningsudvikling samt udnyttelse af personalegoder og deltagelse i konkurrencer.
Vi behandler også dine personoplysninger i forbindelse med nødvendige registreringer i Distributionen i Det Nordjyske Mediehus it-systemer for løsning af dine arbejdsopgaver.
Vi behandler såkaldte almindelige oplysninger om dig, som navnlig er følgende:
- Kontaktoplysninger, herunder navn, adresse, mobilnummer og e-mail
- Ansættelsesperiode, kontonummer, skattekort og CPR-nummer
- Antal optjente point, gavekøb i shoppen mv.
- Transportmiddel, lån af cykeltrailer
- Reklamationer og fravær
Vi behandler alene såkaldte følsomme oplysninger i form af helbredsoplysninger, hvis det er relevant for dit ansættelsesforhold.
Ovennævnte oplysninger er noteret på baggrund af oplysninger fra dig selv, dine forældre, leder eller en forbrugers reklamation.
3. AJOURFØRING AF DATA
Medarbejderen kan selv tilrette sin e-mail, mobilnummer (for medarbejdere under 18 år kan sekundært mobilnummer også tilrettes) og kontonummer via omdeler.nordjyske.dk
Distributionslederen kan tilrette navn, adresse og telefonnummer for medarbejdere.
4. RETSGRUNDLAGET FOR BEHANDLINGEN
Distributionen i Det Nordjyske Mediehus behandler kun oplysninger om medarbejdere i det omfang, det er nødvendigt for personaleadministration eller den ansattes løsning af sine arbejdsopgaver. Disse oplysninger kan derfor som hovedregel behandles uden samtykke fra den enkelte medarbejder.
Oplysningerne kan derfor behandles på baggrund af følgende retsgrundlag:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, dvs. nødvendig behandling for Distributionen i Det Nordjyske Mediehus opfyldelse af kontrakten med medarbejderen, herunder deltagelse i automatiske konkurrencer/lodtrækninger for ansatte,
- Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c for at opfylde en retlig forpligtelse (i henhold til skattelovgivningen, bogføringsloven mv.),
- Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f i databeskyttelsesforordningen, jf. databeskyttelseslovens § 12 samt Distributionen i Det Nordjyske Mediehus legitime interesse, som er at kunne identificere sine medarbejdere, at kunne udvikle sine medarbejderes kvalifikationer og erfaringer, herunder ved reklamationer, almindelig forretningsudvikling at kunne give adgang til særlige personalegoder, at kunne uddele præmier til deltagere i konkurrencer for medarbejdere samt at kunne sikre en kontaktperson kan træffes i tilfælde af uheld, sygdom eller hvis medarbejderen er utilgængelig.
Normalt indsamler Distributionen i Det Nordjyske Mediehus ikke oplysninger om medarbejderes helbred, og en medarbejder er ikke forpligtet til at oplyse Distributionen i Det Nordjyske Mediehus herom, medmindre det drejer sig om oplysninger, der har væsentlig betydning for vedkommendes udførelse af sine arbejdsopgaver. Distributionen i Det Nordjyske Mediehus vil alene indhente helbredsoplysninger i det omfang, at dette er velegnet til at planlægge arbejdsopgaver ud fra særlige hensyn eller forebygge arbejdsbetingede lidelser. Distributionen i Det Nordjyske Mediehus anmoder normalt ikke om oplysning om årsag til sygefravær, medmindre denne oplysning er nødvendig for personaleadministrationen, herunder for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f samt helbredsoplysningslovens regler. Øvrige oplysninger kan også behandles med samme formål.
Behandlingen af CPR-numre baserer sig på særlovgivning, f.eks. skattelovgivningen, jf. § 11, stk. 2 i databeskyttelsesloven.
5. MODTAGERE AF DATA
Det er nødvendigt for vores personaleadministration at videregive personoplysninger til visse tredjeparter, f.eks. i forbindelse med vores lønadministration og ved konkrete tvister, eller hvis vi er forpligtet eller berettiget hertil efter lovgivningen.
Tredjeparter omfatter navnlig banker, SKAT, ATP, forsikringsselskaber, eventuelt Distributionen i Det Nordjyske Mediehus’ revisorer og advokater samt øvrige offentlige myndigheder.
Vi benytter desuden følgende kategorier af databehandlere: Lønudbetalingssystem, leverandør til udsendelse af SMS og videoer samt leverandør til hjemmeside, personalegoder, konkurrencer og forretningsudvikling.
6. OPLYSNINGER OM FORÆLDRE
Vi behandler navn og mobiltelefonnummer på en af dine forældre, hvis du er under 18 år. Disse oplysninger kan navnlig bruges med henblik på kontakt i tilfælde af sygdom eller uheld, samt hvis du selv er utilgængelig. Disse oplysninger videregives ikke og behandles alene af de ovenfor nævnte databehandlere i relevant omfang. Oplysningerne slettes på samme tidspunkt som øvrige oplysninger om medarbejderen.
7. OPBEVARINGSPERIODEN
Personoplysningerne opbevares som udgangspunkt i 5 år efter ansættelsesforholdets ophør for navnlig at sikre overholdelse af retlige forpligtelser eller rettigheder som fastlagt i lovgivning, samt at kunne fastlægge, forsvare imod eventuelle retskrav eller gøre sådanne gældende. Oplysningerne slettes derfor 5 år efter ansættelsesforholdets udløb, medmindre oplysningerne er omfattet af bogføringslovens regler om opbevaring af bogføringsmateriale i 5 år samt indeværende regnskabsperiode, eller der er en verserende tvist eller arbejdsskadesag.
8. DINE RETTIGHEDER
Såfremt du ønsker at gøre brug af nedenstående rettigheder, skal du kontakte os gennem de kontaktoplysninger, som er oplistet øverst i privatlivspolitikken.
Dine rettigheder er følgende:
- Ret til indsigt (se personoplysninger): Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Adgangen til indsigt må dog ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder.
- Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet.
- Ret til sletning af personoplysninger: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
- Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Når vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og behandlingen er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet. Denne ret indebærer, at du har ret til at få tilsendt de personoplysninger, som vi behandler om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder.
- Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
- Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis vi baserer vores behandling på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til Distributionen i Det Nordjyske Mediehus behandling af dine personoplysninger helt eller delvist tilbage. Din tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som Distributionen i Det Nordjyske Mediehus har foretaget, indtil din tilbagetrækning af samtykket. Hvis du tilbagekalder dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
Du kan i øvrigt læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du kan finde på http://www.datatilsynet.dk.
9. KLAGE
Såfremt du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:
Datatilsynet
Adresse: Borgergade 28, 5, 1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefonnr.: + 45 33 19 32 00
Hjemmeside: http://www.datatilsynet.dk
10. OPDATERINGER
Denne privatlivspolitik er senest opdateret februar 2019 og vil løbende blive opdateret. Du og dine forældre opfordres til at gennemgå vores privatlivspolitik med jævne mellemrum.